Política de Datos de Invitados

1.Anfitrión y La Gran Fecha

El anfitrión decide:

• Quiénes serán invitados.
• Qué información necesita para organizar su evento.
• Cuántos pases corresponden.
• Qué preguntas se incluyen en el RSVP.
• La asignación de mesas.
• Quién puede consultar la información del evento.

Respecto de los datos cargados exclusivamente para gestionar el evento, el anfitrión actúa normalmente como responsable de las decisiones sobre el tratamiento, mientras que La Gran Fecha presta la infraestructura tecnológica y trata la información por cuenta de éste como persona encargada, en la medida aplicable.

La LFPDPPP vigente distingue precisamente entre el responsable que decide sobre el tratamiento y la persona encargada que trata datos por cuenta de aquél.

2.Información que puede almacenarse

Dependiendo de la configuración del evento, puede incluirse:

• Nombre y apellidos.
• Teléfono y correo electrónico.
• Familia o grupo.
• Número de pases y acompañantes.
• Confirmación o rechazo de asistencia.
• Selección de menú y restricciones alimentarias.
• Mensajes para el anfitrión.
• Mesa asignada.
• Código o identificador QR.
• Estado de invitación enviada.
• Estado de check-in, fecha y hora de acceso.
• Información técnica necesaria para operar y proteger el servicio.

3.Finalidad

La información será utilizada exclusivamente para funciones relacionadas con el evento, incluyendo personalización de invitaciones, entrega de enlaces, RSVP, asignación de pases, organización de mesas, comunicación relacionada con el evento, generación de QR y control de acceso.

4.Prohibición de uso publicitario

La Gran Fecha no venderá, rentará ni utilizará la base de invitados de un cliente para publicidad propia.

El hecho de asistir a un evento gestionado mediante La Gran Fecha no implica suscribirse a comunicaciones promocionales de La Gran Fecha.

Para enviar publicidad propia a un invitado sería necesario contar con una autorización independiente cuando resulte aplicable.

5.Responsabilidad del anfitrión

El anfitrión se compromete a cargar únicamente información que tenga derecho a utilizar para la organización de su evento.

No deberá utilizar La Gran Fecha para crear bases de datos obtenidas de manera fraudulenta, ilícita o para finalidades ajenas a la celebración.

Cuando corresponda, deberá informar a sus invitados sobre la forma en que sus datos serán utilizados.

6.Información sensible

La Gran Fecha recomienda no solicitar información sensible salvo que sea estrictamente necesaria.

Si el anfitrión solicita información relacionada con alergias, salud u otras categorías sensibles, el formulario deberá recabar consentimiento expreso antes de almacenarla.

Esta información deberá ser accesible únicamente para las personas que realmente necesiten conocerla para gestionar el evento.

7.Menores de edad

Cuando se incluya información de menores de edad, deberá limitarse a lo estrictamente necesario para organizar su asistencia.

Cuando la naturaleza del dato o interacción lo requiera, deberá intervenir la madre, padre, tutor o persona legalmente facultada correspondiente.

La plataforma no deberá utilizar información de menores para finalidades publicitarias propias derivadas de su asistencia a un evento.

8.Acceso del personal

El anfitrión podrá autorizar a coordinadores o personal operativo para consultar determinados datos durante la organización o recepción del evento.

El anfitrión es responsable de conceder acceso únicamente a personas que lo necesiten. Las credenciales de acceso no deberán compartirse públicamente.

9.Proveedores del evento

Cuando sea necesario comunicar determinada información a un salón, coordinador, catering u otro proveedor del evento, dicha decisión corresponde principalmente al anfitrión.

Debe compartirse únicamente la información necesaria. Por ejemplo, un proveedor de alimentos no necesita recibir la base completa de teléfonos, QR y datos de acceso para atender una restricción alimentaria.

10.Seguridad

La Gran Fecha implementará medidas razonables para proteger las bases de invitados contra acceso, uso, modificación o divulgación no autorizada.

La seguridad de los datos también depende del correcto manejo de contraseñas, dispositivos y accesos por parte del anfitrión y su equipo.

11.Conservación

Los datos operativos del evento permanecen disponibles durante la celebración y hasta el término de la vigencia contratada, conforme a la Política de Vigencia.

Al vencer la vigencia, la base activa se elimina o anonimiza, y las copias de seguridad se depuran conforme a su ciclo de respaldo.

Los datos que deban conservarse para obligaciones fiscales, contractuales, prevención de fraude o defensa jurídica podrán permanecer bloqueados durante el plazo legal correspondiente y no utilizarse para nuevas finalidades.

La ley establece que, cuando los datos dejan de ser necesarios, deben suprimirse previo bloqueo cuando corresponda.

12.Solicitud de eliminación por un invitado

Un invitado podrá solicitar acceso, rectificación, cancelación u oposición respecto de sus datos. Puede hacerlo:

• Directamente con el anfitrión, o
• mediante [email protected], cuando La Gran Fecha pueda atender la solicitud o canalizarla adecuadamente.

Cuando la solicitud afecte información administrada por el anfitrión, La Gran Fecha podrá coordinarse con éste para resolverla. Los plazos y requisitos aplicables se detallan en el Aviso de Privacidad.

13.Finalización del evento

Una vez concluida la vigencia:

• La información dejará de utilizarse para organizar el evento.
• Los enlaces individualizados podrán deshabilitarse.
• Los QR dejarán de ser operativos.
• La base será eliminada, bloqueada o anonimizada conforme a la política de conservación.